El Gobierno Prohibirá las Facturas en Word, Excel y PDF: La Facturación Electrónica Será Obligatoria

A partir de 2025, todas las empresas y profesionales deberán utilizar facturación electrónica, eliminando la posibilidad de generar facturas en Word, Excel o PDF. Aunque la normativa aún no ha definido un estándar único para los archivos electrónicos, el uso de sistemas homologados será obligatorio.

Tradicionalmente, herramientas como Excel y Word han sido fundamentales para la gestión de facturas y contabilidad en pymes y autónomos, permitiendo la conversión a PDF y su envío a clientes. Sin embargo, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) restringirá su uso, requiriendo sistemas de facturación electrónicos homologados. Esta medida busca digitalizar el entorno empresarial y combatir la morosidad, alineándose con la estrategia europea “VAT in the Digital Age” (ViDA).

Desde julio de 2024, las empresas con ingresos superiores a ocho millones de euros deben emitir facturas electrónicas. En 2025, esta obligación se extenderá a todas las pymes y autónomos, impactando al 93,15% de las empresas españolas con menos de diez empleados, según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

El Gobierno está preparando una guía para facilitar la transición al nuevo sistema. Este requerirá que todas las facturas se generen a través de software homologado o plataformas públicas, eliminando la validez de facturas creadas en Excel, Word o PDF. Además, se prevé la desaparición progresiva de las facturas en papel, que por ahora solo se seguirán entregando a particulares.

Para cumplir con la normativa, las facturas electrónicas deberán garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Estos requisitos se asegurarán mediante formatos como XML o Facturae, que impiden la falsificación y permiten rastrear su origen.

A pesar de estar vigente desde hace dos años, persisten dudas sobre la implementación del sistema, debido a la falta de un estándar técnico definitivo. No obstante, los formatos admitidos serán XML CII (CEFACT de la ONU), UBL, EDIFACT y Facturae.

Aunque aún no se ha definido una regulación técnica específica, las sanciones ya están previstas. Las infracciones pueden conllevar multas desde 150 euros por documento incorrecto hasta el 75% del importe de facturas falsificadas, y sanciones de hasta 10.000 euros por no adaptar el sistema de facturación.

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